慢性的な会議室不足の中で直面したコロナ禍。オンライン会議・面接が急増し、問題が深刻化していた株式会社トプコン様に導入していただいたのが個室型フォンブース「Kolo」です。
優れた遮音性で快適で安定したオンライン会議・面接の環境を確保する一方、適正人数での会議室利用が促進。
同社の会議室問題の解決に貢献することができました。

株式会社トプコン様は、2020年12月、個室型フォンブース「Kolo」を4台導入。
その後、2021年2月に3台、4月に2台と続けて追加し、現在はグループ全体で計9台を活用いただいています。
Koloの導入経緯や実際の使用感、今後の展望についてお話を伺いました。

慢性的な会議室不足がコロナ禍で拍車

人事部　人材開発課　課長　宮田聡 様

－個室型フォンブース「Kolo」を導入された経緯を教えて下さい。

当社では大小５つほど会議室があり、打ち合わせや面談に使っていました。
従来から慢性的な会議室不足に頭を悩ませていましたが、コロナ禍でオンライン会議の機会が増え、いよいよこの問題を先送りできなくなりました。

Kolo導入前は、会議室に仕切り板を入れたり、囲いを付けた机を四隅で利用したり、できるだけ工夫してはいたのですが、どうしても周囲に声が聞こえてしまいます。
一方で、採用面接もオンライン化が進みましたし、オンラインでの研修も増えました。
そうした秘匿性の高い内容の打ち合わせには、遮音性の確保された空間が必要になりますよね。
そうなるとますます会議室が不足する悪循環に。一人で大きな会議室を占有する非効率も見られるようになりました。

既存の会議室を分割することも検討したのですが、大きな工事が必要で、費用も高かったので断念しました。
コロナ禍の推移によっては不要になる可能性もあるわけで、そこに多額の費用を掛けるのはあまり現実的ではないという判断です。

このような課題感のなかで、個室型フォンブースの導入を検討していました。

インターネットで見つけた「Kolo」

－CLASのことはご存知でしたか？

正直に申し上げて、Koloを導入するまではCLASのサービスを知りませんでした。
個室型フォンブースの導入を検討していた社員がインターネットで情報を集めているときに、たまたま見つけたのがきっかけです。
問い合わせた後、五反田のショールームで実機も見せてもらいました。
クリアしなければならない問題に親身になって相談に乗ってくれて、一生懸命さが伝わってきましたね。
社員とのメールのやり取りを傍らで見ていて、非常に良い印象を持ちました。
サブスクですから、ひとまず導入してみて、合わなかったら返却できる点も良かった。
弊社との取引実績がなく、また創業間もないベンチャー企業でしたが、導入には何の抵抗も感じませんでした。

とにかく遮音性がいい。集中スペースとしての利用も

－4台からスタートし、現在は9台導入されています。実際の使い勝手はいかがでしょうか？

まず遮音性の高さに驚きました。
机の周囲をボードで囲えば、余計なものがオンラインの画面に映り込むのを防ぐこともできますが、声は漏れてしまいます。
パーテーションを立てても天井が空いていれば同じです。個室型のKoloはまさに一つの部屋。
静かな空間を確保できますし、余計なものも映り込まない。集中して仕事ができるスペースとしても好評です。

Koloの数だけ会議室が増えたような感じです。
「会議室ではなく、まずKoloを使う」という運用ルールも定着してきて、適正人数での会議室利用も進み、会議室不足の問題はほぼ解決できました。評判を聞いて設置場所まで見に来る社員が後を絶ちません。
他のグループ会社や他部署からの問い合わせもあるので、今後も導入台数は増えていくと思います。

今後も個室型の作業空間は必要とされていく

総務部　総務課　課長　山口義宏 様

－Koloについて要望はありますか？

ブース内でオンライン会議をしたり、オンライン研修を受けたりする分にはまったく問題ないです。
LANの引き込み口が付いているので、安定した通信環境も確保できます。
Koloはもともと「パッと入って、パッと使う」ことをコンセプトに設計されたものですので、ひと回りサイズが大きく、長時間利用に向いている「DUO」にも興味がありますね。

コロナ禍が落ち着いてくると、対面で仕事をする機会が徐々に戻ってくると思いますが、オンラインでの業務がなくなることはないと考えています。
対面には対面の、オンラインにはオンラインの良さがあり、業務内容に応じて使い分けることになるでしょう。
弊社のオンライン業務においてKoloは非常に有効でしたので、引き続き積極的に活用していきたいと思っています。

サブスクリプションという仕組みが、今の時代にあっている

－CLASに期待することはありますか？

今回のKolo導入で、弊社は初めてサブスクサービスを利用しました。
弊社は、組織変更が多く、その都度、管理部門が必要な什器を購入していましたが、什器の廃棄コストや保管場所に悩まされていました。
サブスクであれば、必要に応じて什器を増やしたり減らしたり、内容を変えたりすることが柔軟にできるので便利ですよね。
新品のものでも購入してしまえば最終的には廃棄せざるを得ないわけで、「買わない」「持たない」「捨てない」というサブスクの仕組みは、今の時代に合っているのではないでしょうか。
今後は他の什器もサブスクで導入することを検討していきたいと思っています。