レイアウトの基本：フリーアドレスオフィス編～快適さを叶えるコツ～

フリーアドレスオフィスは、働き方を支えるスタイルとして浸透してきています。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けてリモートワークが普及し、社員の在籍率が下がった関係で、オフィス空間を有効活用したい企業がフリーアドレスオフィスに注目しているのです。

フリーアドレスオフィスは、どのように作れば良いのでしょうか？今回は、フリーアドレスオフィスのレイアウト方法について分かりやすく解説していきます。

フリーアドレスオフィスとは

導入事例：初期費用を抑えつつ、長期利用でもキャッシュアウトを低減。理想のオフィスデザインを実現：株式会社Magic Moment

フリーアドレスオフィスとは、従業員が好きな席に座って仕事できるオフィス空間をいいます。

自分専用の席を設けるのではなく、デスクチェアを複数人で共有して、空いている席を自由に選んでもらいます。

部署を超えた社員交流ができるなどの効果が見込めるため、自由度の高い働き方が浸透しているIT企業やベンチャー企業を中心に浸透しているオフィススタイルです。

フリーアドレスのメリット

<フリーアドレスオフィスのメリット>

　・ オフィス面積の省スペース化
　・ レイアウト変更がしやすい
　・ 部署を超えた社員同士の交流ができる
　・ チーム編成が容易にできる
　・ 社員の自発的な行動を促せる
　・ 社員満足度が上がる

フリーアドレスオフィスとテレワークを組み合わせて、社員の出社率をコントロールすれば、オフィス面積の省スペース化が実現できます。また、座席と人が紐付いていないため、レイアウト変更がしやすいです。

社員は好きな席に座れるため、普段話す機会が少ない他部署の人と一緒に仕事ができます。業務に合わせたチームで座ることもでき、生産性向上も見込めます。また、好きな席を選ぶなど社員の自発性を促せて、満足度が上げられることもメリットです。

フリーアドレスのデメリット

<フリーアドレスオフィスのデメリット>

　・ 社員の居場所が把握しづらい
　・ 固定席がなくなる
　・ ルールを決める必要がある
　・ ICTの整備が必要となる
　・ 従来のマネジメントでは対応できない

フリーアドレスオフィスは自由な席を選べる分、社員の居場所が把握しづらくなります。社員の居場所が把握できず、「報告」「連絡」「相談」がしづらい悩みが出てくるかもしれません。

また、デスクに私物を置きたいという方は不満を抱く恐れがあります。テーブル＆チェアを社員全員で共有するため、ルールを設ける必要もあります。また、情報共有するためのICTの整備をしなければいけません。

フリーアドレスオフィスが向いている企業

フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットを説明しましたが、導入に向いている企業は以下の通りです。

導入事例：初期費用を抑えつつ、長期利用でもキャッシュアウトを低減。理想のオフィスデザインを実現：株式会社Magic Moment

働き方改革に取り組んでいる企業

部署を超えたコミュニケーションの活性化によるアイデアの創出を狙いたい企業は、フリーアドレスオフィスが向いています。その理由は、プロジェクト毎にチーム編成を変えたり、他部署でコラボレーションしたりしやすくなるためです。また、他部署とのコミュニケーションが増えれば、イノベーションが起きやすくなります。

社員の在席率が低い企業

外出の多い営業職や、取引先に常駐するSEが多く在籍しており、社員の在籍率が低い企業はフリーアドレスオフィスが向いています。その理由は、フリーアドレスを導入することでオフィスの省スペース化ができて、スペースを有効活用できるためです。

ペーパーレス化を実施している企業

フリーアドレスオフィスでは、デスク＆チェアを共有するため、業務に必要な書類を持ち運ばなければいけません。その都度、書類を席に持ち運ぶのは想像以上に大変です。持ち運んでいる最中に書類を紛失すると情報漏洩の事故に繋がります。

このような問題が発生しないように、書類は電子化することをオススメします。書類の電子化などペーパーレス化を実施している企業は、フリーアドレスオフィスが作りやすいです。そのため、ペーパーレス化を実施している企業もフリーアドレスオフィスを検討してみると良いでしょう。

フリーアドレスオフィス作りの手順

快適なフリーアドレスオフィスを作るためには、正しい手順で進めることが大切です。ここでは、フリーアドレスオフィス作りの手順をご紹介します。

1. 導入する目的を考える

最初にフリーアドレスを導入する目的を考えましょう。一般的にフリーアドレスオフィスの目的として、以下のようなものが挙げられます。

<フリーアドレスオフィスの目的>

　・ テレワークで社員の出社率をコントロールして、オフィスの省スペース化を実現したい
　・ プロジェクトに合わせて臨機応変に働く場所を選べるようにしたい
　・ 部署・部門を超えたコミュニケーションを活性化させたい

フリーアドレスオフィスの導入目的を考えるときは、現場の社員の意見も取り入れましょう。「なぜ、働き方を変えなければならないのか？」「何のためにフリーアドレスオフィスに切り替えるのか？」を明確にしないと、失敗してしまうため注意してください。

2. 採用する部署を決める

フリーアドレスオフィスは、部署や職種に応じて向き・不向きがあります。そのため、フリーアドレスオフィスを導入して生産性が低下しないか考えましょう。フリーアドレスの働き方が向かない部署や職種がある場合は、一部を固定席で残しておく方法もあります。

［フリーアドレスに適した職種］
　・ 社内外の方と接点が多いマーケティング職
　・ 外出の機会が多い営業職
　・ 客先常駐が多いシステムエンジニア職

3. 運用ルールを定める

フリーアドレスオフィスを実現するためには、運用ルールを決めておきます。フリーアドレスオフィスには、個人席が用意されていないため、デスクに書類を保管しておくことはできません。そのため、バックやコートを片付けるパーソナルロッカーは設置しましょう。

また、フリーアドレスオフィスは従業員の居場所が把握しづらくなります。そのため、SlackやSkype等のメッセージングアプリを利用してコミュニケーションを取れるようにしておきましょう。メッセージングアプリであれば、会議中か離席中かの状況が一目で分かります。また、出退勤情報を管理できるようにしておく必要があります。

4. レイアウトを検討する

次にフリーアドレスオフィスの導入目的に沿ったレイアウトを考えていきます。フリーアドレスオフィスのレイアウトには「完全フリーアドレス型」と「チーム制フリーアドレス型」があるので、要望に見合うものを選びましょう。

5. 必要なツールを導入する

最後にフリーアドレスオフィスで働く上で必要なツールを導入します。

<フリーアドレスオフィスに必要な物>

　・ モバイル型ノートパソコン
　・ 出退勤システム
　・ 在籍管理システム
　・ コミュニケーションツール
　・ オンラインビデオ会議ツール
　・ オンラインストレージ

フリーアドレスオフィスのレイアウト方法

フリーアドレスオフィスをレイアウトする方法には「設計時に本格的なフリーアドレスオフィスを作る方法」「オフィススペースをフリーアドレスオフィスに変更する方法」の2つがあります。どちらも、フリーアドレスオフィスのレイアウト方法の流れは同じです。

1. ゾーニングを計画する

まずは、フリーアドレスオフィスのゾーニングを計画していきます。ゾーニングとは、オフィスラウンジに必要なスペースを大まかに割り振ることをいいます。

フリーアドレスオフィスの場合は、6つのスペースに分類していきましょう。

　1. エントランススペース
　2. ミーティングスペース
　3. ソロワークスペース
　4. ライブラリースペース
　5. 複合機スペース
　6. 集中スペース

オフィススペースを有効活用しないと、省スペース化は実現できません。そのため、どのようなスペースを設けるか決めておきましょう。

2. 導線を設計する

次にフリーアドレスオフィスの導線（通路）を考えていきます。オフィスの導線（通路）はシンプルな導線にして指定の幅を守りましょう。

オフィスの導線（通路）の幅
　・ メイン通路：約1,600mm
　・ サブ通路：約1,200mm

導線を設計するときは、災害時の避難経路を確保しておきましょう。

3. オフィス家具を配置する

次にオフィス家具を配置していきます。フリーアドレスオフィスのデスクを選ぶときは、1.2mの幅の物を選んでください。

オフィススペースを有効活用するために、小さなデスクを設置すると業務がしづらくなります。その一方で、広すぎるデスクを使用するとスペースの無駄になる恐れがあります。

フリーアドレスオフィスのレイアウトのコツ

フリーアドレスオフィスのレイアウト方法を説明しましたが、快適な空間を叶えるためにはコツがあるので押さえておきましょう。ここでは、フリーアドレスオフィスのレイアウトのコツをご紹介します。

デスクの配置効果を意識する

快適なフリーアドレスオフィスを実現するために、デスクの配置効果を意識しましょう。デスクの配置の仕方により効果が異なります。

機能性の高いオフィス家具を選ぶ

快適なフリーアドレスオフィスを実現するためには、機能性の高いオフィス家具の設置が必要です。

商品紹介：フリーアドレス用テーブル

フリーアドレスオフィスのテーブルは、利用用途に応じて配置が変えられるものが便利です。上記画像のようなフリーアドレスデスクもありますが、機動性のあるキャスター付きのテーブルがおすすめです。キャスター付きのテーブルであれば、ソロワークやチームワークなどの利用用途に応じて、フレキシブルにレイアウトが変更できます。

リクライニングの強度を自動調整するチェア

<商品紹介：HermanMiller セイル チェア

オフィスチェアの中には「オート・センシング・メカニズム（体重感知）」を搭載しているものがあります。このチェアは、座る人の体重を関知してリクライニングの強度を自動で調整してくれる優れものです。リモコンの操作の必要はなく、誰でも最適な座り心地を体感できます。長時間座っても疲れないため、業務に集中しやすくなります。

チームミーティングができるワークソファー

商品紹介：【オフィス向け】Work Plus ブースソファ

ワークソファーとは、4名程度が座れるファミレス型のソファー＆テーブルです。デスクの上にモニターを設置しておけば、気軽にミーティングができます。プロジェクトに関する打ち合わせが多い企業におすすめのオフィス家具です。

私物を保管できるパーソナルロッカー

商品紹介：【オフィス向け】Work Plus 4ドア 鍵付きロッカー

パーソナルロッカーは、私物を保管するために必要となるオフィス家具です。壁面で使用するだけでなく、フロアの中央部やスペースを仕切る間仕切りとして使用できます。また、ロッカー内でノートPCやスマホが充電できるパーソナルロッカーも登場しています。

ホワイトボード付きディスプレイスタンド

ディスプレイやホワイトボードを設置できるスタンドを持っておくと、場所を選ばずにミーティングができます。キャスター付きのスタンドを選べば、素早くミーティングルームが設置できます。

空間をパーティションで仕切る

フリーアドレスオフィスを作る場合は、空間をパーティションで仕切りましょう。パーティションを上手く活用することで、オフィスレイアウトを気軽に変更できます。

しかし、フリーアドレスオフィスは社員の居場所が分かりづらくなります。そのため、ガラス製のパーティションを使用するなど、空間に誰がいるか把握できるようにしましょう。

サブスクで叶えたフリーアドレスオフィスの成功事例

クラウド型営業支援ツール「Magic Moment Playbook」を提供されている株式会社Magic Moment様は、従業員が急激に増えてオフィス移転をしました。同社は、60名の増員をして什器を揃える際の初期費用がネックになっていました。これまで、家具のレンタルを検討したことはありましたが、選べる什器が少ないと断念。この問題を家具のサブスクリプション「CLASS　BUSINESS」を利用して、初期費用を抑えることに成功しました。

株式会社Magic Moment様のオフィス事例はコチラ

まとめ

フリーアドレスオフィスは、デザインと機能性に優れた家具を選ぶ必要があります。また、利用用途に応じてフレキシブルにレイアウト変更ができると便利です。このような課題は、家具サブスクリプション「CLAS BUSINNESS」で解決できます。

今回は、フリーアドレスオフィスの作り方の基本をご紹介しました。ぜひ、この記事を読んで、快適なフリーアドレスオフィスを作ってみてください。