オフィス家具・家電にかかる「お金」のハナシ：コスパを上げる方法は？

オフィスの立ち上げや移転には賃料や内装工事費、引っ越し代など、さまざまなお金がかかります。それに加え、現業に物件選びや各種手続きといった様々な「やるべきこと」が乗っかってきます。そのため、多くの起業家にとってオフィス家具や家電を選ぶことは二の次、調達方法を考えて自社にフィットした製品を選ぶ余裕はないでしょう。一方、家具や家電は安いものでない上、生産性にも関わるのでしっかりと選びたいところです。

この記事では、オフィスの立ち上げや移転を行う起業家や総務の方に向けて、家具や家電にかかるコスト、調達方法について解説します。これからオフィス用家具や家電を導入される方にも参考になるので、ぜひご覧ください。

家具や家電の購入コスト

オフィス立ち上げの手続きや準備に忙殺されてしまい、備品を揃えることは後回し…そのようなことになりがちではないでしょうか。

最低限必要な備品がないと快適に過ごせないばかりでなく、業務が滞ってしまう事態を招きかねません。あらかじめ、必要なものをリストアップし、まとめて準備しておくことで不要な手間を減らすことができます。

その際に、備品を購入した場合の費用をシミュレーションしてみました。小規模事務所を想定し、オフィス家具・家電で最低限必要なものを通販サイトで購入した場合の総額です。

以下のような条件を想定しています。

取り上げた品目を通販サイトで最低価格、相場価格で揃えた場合、合計金額は以下のようになります。

※本体税込価格
※送料・設置費用等は含まず
※ロッカーは5人分が収容できる個数分の価格

オフィスの備品を購入して揃える際、通販サイトから最安のものを探して選んだ場合で約15万円、相場価格で揃えると60万円を超える金額です。

以下でそれぞれの品目別の価格について見ていきます。

※価格や製品は2022年6月調査時のものです。
※製品名は一部省略しております。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※背もたれ付きのもの

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

最も安いものは1,580円とオフィス家具の値段としては破格の値段ですが、この価格帯でも座面の昇降機構はついています。オフィスチェアの相場価格としては30,000円前後であり、求める機能やデザインに応じて幅広い選択肢があります。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※ホームユースを想定した商品は除く
※一人用のオフィスデスクに限定

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

オフィスデスクは価格レンジ、相場価格ともにオフィスチェアより若干高めです。最安のものでもサイズは小さめですが、見た目はオフィスデスクの体裁を備えています。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※冷凍冷蔵庫のみ、業務用冷蔵庫、特殊用途の冷蔵庫は除く
※中古品は含まず

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

ホームユースのニーズも含まれていることを考慮すると、オフィスで使う冷蔵庫としては、価格レンジ、相場価格ともに、もう少し安い価格帯であることが想定されます。業界や職種によっても職場に必要とされる容量はさまざまですが、最低限の機能とそれほど容量が必要ないということであれば20,000円以内で購入できます。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※電動のものに限定

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

3,000円から手に入るシュレッダー。低価格のものはA4サイズまで、ダストボックスの容量も限られます。どちらかというとパーソナルユースを対象とした商品ですが、発生する書類の量が少なければ共用することも可能でしょう。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

低価格のものは積み重ねて使うボックスタイプの1ユニット分の価格です。引き戸や扉のついたオフィスのスタンダードな書庫を考えると1万円以上する1ユニットを数個揃えることになります。使い勝手にそれほど差はないアイテムなので、壁際のスペースの制約と必要な収納量が選ぶ際のポイントです。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

低価格のものは1万円台からが一般的です。ただし、単価という点ではロッカー1台あたり何人用のものかという点に注意する必要があります。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

複合機の印刷品質はハイスペックの機種を除いて大きな違いはないので、印刷速度に応じて価格レンジを選ぶことになります。シュレッダーと同様に紙の書類を扱う業務量によって、適切な性能と価格帯が決まります。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※卓上クリーナー・業務用は除く

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

創業当初、小規模なオフィスの清掃はメンバー自ら行うケースがほとんどです。その際に使う掃除機を性能や使い勝手にこだわりを持って選ぶことは少ないと考えられます。安いものでは3,000円程度のものもあります。収納スペースを取らないスティックタイプの掃除機が選ばれているようです。

※Amazon、楽天は税込み価格、アスクルは税抜価格
※卓上は除く、個人のデスクサイドに置くものを想定

※相場価格はレビュー評価順商品の中央価格の端数を切り上げた数値

一人ひとりのデスクサイドに置くゴミ箱を想定しています。オフィス用のゴミ箱は費用をかける必要はありませんが、スペースを取らないものが望ましいでしょう。

調達方法を考える

オフィスの備品として9つの品目を取り上げましたが、実際には文具や消耗品など細々とした備品が必要になります。これらの備品の調達先としては、Amazonや楽天など通販サイトのほか、オフィス用品の通販を活用することが一般的です。総務担当者の席に数冊のオフィス通販のカタログが置かれているのはよく見る光景です。

デスクや什器などは専門メーカーから直接購入する方法やオフィス向けの家具を扱う家具店などを利用することも考えられます。また、複合機やシュレッダー、冷蔵庫といった電気製品は大型家電店などでも揃えることも一般的です。アイテムごとにこだわって選ぶ必要がある場合には、専門に扱う販売業者が調達先となるでしょう。

購入以外の調達方法としてリース、レンタルも選択肢のひとつです。ただし、リースは審査があるため創業したての会社が利用することが難しい場合があります。

近年ではオフィス家具・オフィス家電のレンタルを専門に行う会社も増えています。セットプランや据付工事のサービスなど会社ごとに便利なサービスがあるので、検討してみる価値は高いといえます。

購入、リース、レンタル・サブスクのメリデメ比較

オフィス家具・家電の調達方法として購入とリース、レンタルを比べた場合、それぞれのメリットとデメリットは下記のような形になります。

まず、考えなければならないのは調達費用の扱いにより制約が生まれるということです。購入とリースで調達する場合、消耗品費・備品費として資産計上しなければなりません。そして、一度決めたものはある程度の期間を使い続けることが前提となります。

また、創業したての会社は組織体制や業務内容など変えていかなければならないことがほとんどです。当然、オフィスも柔軟に変えていく必要があり、家具、什器、備品は追加や廃棄を繰り返すことも少なくありません。それを考えると購入やリースで調達することは廃棄コストや再選定の負荷がかかるため効率の悪い方法であり、変えたくなった時にすぐに変えられるレンタルが創業期のオフィスに向いている方法といえます。

「購入」にある、5つの見えないコスト

本記事は「購入で」揃えた場合の金額をシュミレーションしましたが、実は購入には次のような「見えないコスト」があり、気づかないうちに負担や余計なコストが強いられてしまいます。

1.品目・メーカーごとに買う店やWebサイト等を変えないといけない

これまでお見せした通り、デスクやチェア、その他オフィスの家具家電は品目やメーカーごとに店やWebサイトを一つ一つ見ていく必要がありますAmazonや楽天といった大手ECも万能ではなく、ラインナップや金額には微妙なばらつきがあるのでしっかりと選びたいところ。そうすると、どうしても選定や注文に時間がかかり、商品の受け取りも負担がかかってしまいます。

2.自分で触って・使ってみないと分からないが、そんな時間も余裕もない

例えば、ゴミ箱のようなものはよほどのことがない限り製品ごとの大きな違いはありませんが、チェアやデスクといったものは高額な上メーカーや品番ごとに使い心地が変わってきます。決して安くない買い物だからこそ「使ってみないとわからない」ということになりますが、日々の業務で忙しい人にとって、家具や家電を選ぶための時間を取るのはどうしても厳しいでしょう。結局、時間がないからECで注文して、イメージと違ったものが届く…というのはよくある話です。

3.使ってみて「何か違う」と思っても所有する必要がある…いつの間にか「置き物」に

また、本当に家具や家電が自身に合っているかどうかは使ってみないとわからないことがほとんどです。特に、チェアなど体に影響のある製品は長時間・長期間使ってみないと本当に体にあっているのかを判断するのが難しいものです。

イメージと違った一方、返品もできず、ずっとオフィスに置くはめになってしまう…というのは非常にもったいないことですが、購入の場合はこういったリスクが避けられません。

4.捨てるのだってコストがかかる

オフィスの移転、家具家電の故障・老朽化によって備品の廃棄は避けて通れません。自宅で粗大ゴミを捨てたことのある方はイメージできるかもしれませんが、数千円の費用がかかる上、業者の手配や回収の日程調整など、思いの外コストや手間がかかります。

5.新しいもの、高性能なものがでてきても試すことができない

PCほど頻繁なアップデートがないものの、家電やオフィス家具も性能・デザインが新しいものはたびたび市場に出回ります。今使っているものでもいずれ飽きが来て「もっと違うものを使いたい」と思うのではないでしょうか。この場合も、家具や家電を所有してしまった場合は簡単に切り替えることはできないでしょう。

このように、廃棄費用以外は具体的な金額に表れることはありませんが、「所有」することは様々な時間の無駄や手間が発生することになるため、自社にあった調達方法を検討するべきです。

家具家電も「利用」へ：CLAS BUSINESSでより軽やかなオフィスづくりへ

最後に、オフィス家具・家電を調達する方法としてCLAS BUSINESSを紹介します。購入やリースとは違い、先ほどの「所有」することのリスクを減らし、一方で「利用」することのデメリットを克服しています。

「好きなもの」が必ず見つかる

レンタルのオフィス家具というと、大手企業のオフィスにある実用性重視で地味なデザインの家具をイメージする方も多いかもしれません。

CLASではモデルルームやマンション向けのレンタルも行っており、コスト重視のリーズナブルなものから、デザイン・機能に定評があるブランド家具まで、1000種類以上の家具・家電を取り揃えています。他のオフィス家具レンタルとは一線を画した品揃えを実現しています。

配送・搬入・組み立てもワンストップ

オフィス家具・家電の搬入・組み立て・設置は1人で行うことが難しいものが多く、購入した商品を自分で組み立て・設置を行う場合は、搬入日に合わせて時間と作業する人員を用意する必要があります。

CLASでは一部の商品を除き、組み立て設置を行います。手間と労力を省きスマートにオフィス家具・家電の入れ替えを行うことができます。

トータルコストの抑制に成功

CLASを利用することにより、家具家電の初期導入コストを95%以上削減することが可能です。加えて、搬入出の負担や廃棄コストを削減することができ、実質的に購入するのに引けを取らないコストパフォーマンスを持っています。

このように、CLAS BUSINESSでは家具・家電を手軽に利用でき、「所有」に引けを取らないコスト構造を実現できるサービスです。下記バナーよりご確認ください。